how_to_write_a_formal_email_in_english_what_is_the_structure

什么是英语正式邮件？

英语正式邮件（Formal Email in English）指在职场、学术或公务场合使用的电子邮件，其语言规范、结构清晰、语气礼貌，与日常聊天截然不同。 **核心特征**： - 使用完整句式，避免缩写 - 避免俚语与感叹号 - 主题行（Subject Line）精准概括目的 ---

正式邮件的六大结构模块

### 1. 主题行（Subject Line） **作用**：让收件人一眼知道邮件目的。 **写法公式**：动词+关键信息+时间/地点 示例： - Request for Meeting on June 10 - Application for Marketing Internship – John Smith --- ### 2. 称呼（Salutation） **通用模板**：Dear + 职位/姓名 - 已知对方职位：Dear Professor Lee - 未知姓名：Dear Sir or Madam（注意首字母大写） --- ### 3. 开场白（Opening Line） **目的**：礼貌说明写信原因，避免突兀。 **模板**： - I am writing to inquire about… - This email concerns… --- ### 4. 正文（Body Paragraphs） **黄金三段式**： - **第一段**：背景+目的（1-2句） - **第二段**：细节展开，分点陈述 - **第三段**：行动号召（Call to Action） 示例： > I would like to apply for the Content Writer position advertised on LinkedIn. > **My qualifications include**: > - Three years of SEO copywriting experience > - Proficiency in Google Analytics and SEMrush > Could we schedule a 15-minute call next week to discuss further? --- ### 5. 结尾敬语（Closing） **常用短语**： - Yours sincerely（已知姓名） - Yours faithfully（未知姓名） --- ### 6. 签名（Signature） **必备信息**： - 全名 - 职位/学校 - 联系方式（电话、LinkedIn） ---

如何确保语气正式？

自问：能否用更中性的词替换？ - 口语：Can you… → 正式：Would you be able to… - 口语：Thanks! → 正式：Thank you for your time ---

常见错误与修正

| 错误示例 | 修正版本 | | --- | --- | | Subject: Help! | Subject: Assistance Needed with Invoice #12345 | | Hi there, | Dear Dr. Chen, | | I wanna ask… | I would like to inquire… | ---

完整模板（可直接套用）

```html Subject: Request for Product Demo – ABC Corp Dear Ms. Johnson, I am writing to request a demonstration of your new CRM software for our sales team. **Our requirements include**: - Integration with Salesforce - Custom reporting features - Training for 20 staff members Could you provide available dates next month? I am available Tuesday to Thursday, 10 AM–2 PM EST. Thank you for your consideration. Yours sincerely, Michael Brown Sales Manager, XYZ Ltd. michael.brown@xyz.com | +1-555-123-4567 ``` ---

进阶技巧：提升回复率

- **主题行加数字**：如“3 Questions About Your Webinar” - **段落前加小标题**：方便快速浏览 - **24小时内跟进**：若未收到回复，可礼貌催促 ---

实战问答

**Q：如何写给多位收件人？** A：使用“Dear all,”或“Dear team,”，正文首句说明群发原因。 **Q：附件如何提示？** A：正文末尾单独一行： > Please find the proposal attached (PDF, 2MB). ---

检查清单（发送前必读）

- [ ] 主题行是否≤50字符？ - [ ] 称呼与签名职位一致？ - [ ] 附件已命名规范（如“Resume_JohnSmith.pdf”）？